会員管理システムとは？どんな機能が活用できるのか解説します

会員管理システムとは？

会員管理システムとは、自社サービス等に登録しているユーザーの情報を安全で効率良く一元管理できるようにするシステムのことです。
会員制のビジネスを運営している企業にとって、会員情報の管理は非常に重要なものです。
しっかり管理できているかによって、会員への対応の質をさらに高めることができるでしょう。

会員管理システムを導入する背景

会員管理システムを導入する背景は、以下の通りです。

それでは、会員管理システムを導入する背景についてご説明しましょう。

見込み客を取りこぼしてしまう

アナログで営業活動を行っている場合、会員の情報が分散されやすいのが懸念点です。
情報が一元管理されていないと自社製品やサービスのターゲットになる会員情報が埋まってしまうため、結果として見込み客を取りこぼしてしまう可能性が高まります。
会員管理システムを導入すれば会員情報を効率良く管理できるようになるので、見込み客を取りこぼしてしまうのを防ぐことができます。

営業の結果が出ない

成果を出すためには行動あるのみだと考えている人もいるかもしれませんが、行動しても営業の結果が出ないケースも少なくありません。
そこで会員管理システムを導入することにより、会員の現況が手軽に把握できるので、現況に合わせた提案ができるようになります。
アンケート機能を実施すれば運営側と会員とのズレを解消できるなど、営業に役立つ情報が得られるでしょう。

仕事の能率が悪い

会員管理システムは仕事の能率を上げることも可能です。
たとえば各部門で会員情報が共有できることから無駄な会議を減らしたり、外出先でもシステムを利用できるようにすれば、会員情報を確認するためや、領収書の処理のためだけに会社に戻る必要性がなくなったりと業務効率化が実現できます。

会員管理システムで活用できる機能

会員管理システムで活用できる機能は、以下の通りです。

それでは、会員管理システムで活用できる機能についてご説明しましょう。

ユーザーカルテ

会員ごとにカルテを作成し、会員の特徴や利用しているサービスを記録することで次回以降のサービス利用や提供を支援する機能です。
繰り返しサービスを利用する会員ほど好みを把握しやすくなるので、会員ごとに適した対応ができるようになります。
これにより、会員の満足度の向上と共にリピート対策になるのがポイントです。

利用履歴

会員が自社サービスを利用した履歴を残す機能です。
利用履歴から会員の嗜好が分かるため、会員の好みに合わせて様々なサービスの提案ができるのがポイントです。

売上管理

売上管理とは、見積書の発行や受注、納品・検収、請求書の発行、領収書保管、入金のチェックなどができる機能のことです。
データ入力や計算などは全て自動で入力されるので人為的なミスがなくなります。
業務効率化が実現できる上に業務コストの削減もできる他、売上情報の一元化・見える化も可能です。
Excelや紙を使わなくてもシステム上で一元管理されるため、担当者に問い合わせることなくどのくらいの売上になっているのかが分かります。

費用の決済管理

会員管理システムには費用の決済管理を行う機能が搭載されています。
会員情報と入金状況の一元管理ができるようになるため、事務作業を効率良く行うことが可能です。
主に会費の未払い防止や手続きの簡略化を実現できるのがポイントです。
たとえば決済手続きと結果の繁栄化が自動化されたり、会員が自分で入会に必要な情報を入力するため、正確な情報が集まったりします。

課金プランのカスタマイズ

会員管理システムには課金プランのカスタマイズができる機能があります。
入会するに当たって月課金なのか、年課金なのか、毎回課金するのかを決めることができます。
状況に応じて課金プランをカスタマイズすることで、会員が課金プランを選びやすくなるでしょう。

請求書の作成

会員管理システムには請求書の作成・発行ができる機能があります。
手作業で請求書を作成する必要性がなくなる他、管理番号や発行日なども自動で入力されます。
手軽に請求書が作成・発行できるので業務効率化が実現できますし、請求ミスや入金漏れも減らせることができ、領収書もデジタル保管が可能になります。

会員管理システムの選び方

会員管理システムの選び方は、以下の通りです。

それでは、会員管理システムの選び方についてご説明しましょう。

目的や課題をハッキリさせる

会員管理システムを選ぶ上で重要なのは、目的や課題をハッキリさせることです。
目的や課題がハッキリしていないのにやみくもにシステムを導入しても、課題が解決できないばかりか業務効率化に繋がらない可能性があります。
なぜ会員管理システムを導入したいのか、事前に目的や課題を洗い出すことで後悔しないシステム導入ができるでしょう。

自社で運用できるか

会員管理システムを導入する際に重要なのは、自社で運用していけるかどうかです。
会員管理システムには様々な種類がある上、中には多種多様な機能を搭載したハイスペックのシステムもあります。
しかし、いかにハイスペックなシステムでも、社員が使いこなせなければ意味がありません。
会員管理を行う営業、マーケティング担当者が利用していて使いやすさが感じられるかどうかを重視しましょう。

他のシステムと連携できるか

会員管理システムを導入する上で業務効率化を実現するには、他のシステムと連携できるかどうかも問われます。
販売管理システムや経理システムなど、様々なシステムと連携することによってさらに業務を効率化させることができるでしょう。

セキュリティ対策ができるか

会員管理システムで会員情報を漏洩することがあってはならない以上、どの程度セキュリティ対策ができるかどうかが重要です。
会員情報は大事な資産になる以上、是が非でも情報漏洩しない対策が必要です。
情報セキュリティの企画を満たしているか、アクセス権限を制限することができるかどうかなど、セキュリティ対策がしっかりできるを重視しましょう。

まとめ

会員管理システムは入会した会員の情報を効率良く管理できるシステムであり、様々な機能で業務効率化を実現することができます。
見込み客を取りこぼすこともなくなりますし、売上管理や費用の決済機能など利便性が高い機能も搭載されています。
目的や課題をハッキリさせた上で、会員管理システムを導入するのがおすすめです。